Как правильно организовать стеллажи в архиве

Организация архивного пространства — это больше, чем просто расстановка полок. От того, насколько грамотно размещены стеллажи, зависит не только удобство доступа к документам, но и безопасность хранения, соответствие нормативам и срок службы архива. В этой статье рассмотрим, какие средства хранения в архиве действительно эффективны, как выбрать правильные размеры и расставить стеллажи с учетом всех требований.

Какие стеллажи должны быть в архиве

Архив — это структурированная система, где каждая папка и коробка должна иметь свое место и легко находиться. Поэтому главные требования к стеллажам — прочность, устойчивость, компактность и адаптивность.

Наиболее распространенный тип — металлические стеллажи с полочным размещением. Они выдерживают большую нагрузку, не боятся влаги и деформации, и при этом просты в сборке и обслуживании.

Идеально, если конструкция модульная — ее можно наращивать, менять высоту полок, добавлять секции. Это особенно актуально, если архив постепенно расширяется. Также важно, чтобы стеллажи легко адаптировались под коробки разных форматов: от папок-регистраторов до архивных коробов.

Размеры и нормы: сколько и как расставлять

Часто вопросы возникают не только по выбору стеллажей, но и по их расстановке. Существует ряд нормативов, регулирующих, каким должно быть размещение стеллажей в архиве, чтобы обеспечить безопасность и эргономику.

Основные нормы стеллажей в архиве включают:

• Максимальная высота стеллажа — обычно не более 2,2–2,5 м. Это удобно для доступа без использования стремянки и безопасно для работы.
  
  
• Глубина полки — как правило, от 300 до 400 мм. Этого достаточно для большинства типов документов.
  
  
• Проход между стеллажами в архиве должен быть не менее 750–900 мм — чтобы сотрудник мог свободно проходить и доставать документы с обеих сторон.
  
  
• Расстояние между стеллажами в архиве должно учитывать не только проход, но и способ передвижения — ручной, тележкой или архивным столом.

Также важно правильно рассчитать нагрузку на полку. Некоторые архивные папки могут весить до 3–5 кг, и на одной полке их может быть до 10–15 штук. То есть конструкция должна выдерживать 50–70 кг минимум, а лучше — с запасом.

Отдельно стоит упомянуть размеры архивных стеллажей — оптимально, когда один модуль составляет 900–1000 мм в ширину и около 1800–2500 мм в высоту. Полок — не менее 4–6 на один модуль.

Нумерация и учет

Даже самый аккуратный архив теряет свою эффективность без системы. Именно поэтому важно правильно организовать нумерацию стеллажей и полок в архиве.

Это может быть простая буквенно-цифровая схема: стеллаж — ряд — секция — полка. Например: С2-03-5 — второй стеллаж, третья секция, пятая полка. Такая маркировка легко наносится на наклейки и считывается вручную или с помощью сканеров.

Важно, чтобы эта система была едина для всего архива и легко интегрировалась в учетную программу. Особенно, если используется электронный архив или база данных с местоположением документов.

Сборка архивных стеллажей: что важно учесть

На первый взгляд сборка кажется делом простым: каркас, полки, болты. Но есть нюансы, о которых забывают:

• Неровности пола — особенно в старых зданиях. При неправильной установке стеллаж может быть нестабилен. Лучше использовать регулируемые опоры.
  
  
• Крепление к стене или полу — обязательно, особенно если стеллажи выше 2 м или находятся в проходной зоне.
  
  
• Безопасность сотрудников — острые углы, торчащие винты, нестабильные секции недопустимы.
  
  
• Учет габаритов помещения — перед установкой важно составить схему расстановки, чтобы не пришлось потом перестраивать.
  
  

Хорошая новость — большинство современных архивных стеллажей собираются без сварки и сложных инструментов, что сокращает время установки.

Минусы использования архивных стеллажей и как их избежать

У архивных стеллажей немного недостатков, но они решаемы:

• Плохая эргономика — если полки слишком низко или высоко, сотрудникам неудобно работать. Решение: подбирать стеллажи с возможностью регулировки.
  
  
• Коррозия и деформация — особенно в помещениях с повышенной влажностью. Решение: оцинкованные или покрашенные модели.
  
  
• Ограниченная гибкость конструкции — если изначально выбраны неподходящие размеры. Решение: выбирать модульные системы, которые можно достраивать.

Также не стоит использовать деревянные стеллажи — они впитывают влагу, со временем деформируются и являются пожароопасными.

Компания Базис предлагает надежные архивные стеллажи и универсальные стеллажи для товара, которые помогут вам организовать архивное пространство эффективно и безопасно. Мы учитываем все требования ГОСТов и санитарных норм, подбираем конфигурации под задачи клиента, доставляем и собираем оборудование на месте. Оставьте заявку — и мы поможем навести порядок в архиве быстро и без лишних затрат.